Wie schnell es doch manchmal gehen kann. Ende Februar haben wir Kunden aufgrund der nahenden Coronakrise angeboten, einige der geplanten Trainings und Workshops zur Vorsicht in die digitale Welt zu verlegen.
Zwei Wochen später wurde aus dem Angebot zur Online-Kooperation ein Muss.
Sämtliche Aktivitäten wurden ins Homeoffice verlagert, Workshops abgesagt und Weiterbildung bis auf weiteres ausgesetzt.
Aus „Großherzigkeit“ bieten derzeit nahezu alle Softwareanbieter ihre digitalen Kollaborationstools kostenlos an. Ein schlauer, aber auch wirklich nötiger Zug.
Die meisten Unternehmen helfen sich derzeit mit Videokonferenzen. Doch vielen gelingt es nicht immer, die Brücke zwischen physischer und digitaler Welt so geschmeidig zu schließen.
So wahrt Ihr digitale Disziplin
Am liebsten machen die Kollegen Fotos von Dokumenten, die sie per Hand erstellt haben, scannen Dokumente und schicken sie per Email rum, oder tauschen unendlich viele verschiedene Versionen und Updates einer Powerpoint-Präsentation untereinander aus, um alle auf dem neusten Stand zu halten. Da kommen dann gerne mal kryptische Dateibezeichnungen wie „ClientA_ProjectB_StepC_V2-3-1_AS.pptx“ heraus.
Das Risiko dabei ist immer, dass etwas auf dem Weg verloren geht, irgendjemand doch nicht CC gesetzt wurde, oder jemand Arbeit abliefert, die bereits jemand anderer erledigt hat.
Modernes Arbeiten ist das noch nicht. Neben einfachen Videokonferenzen zur Kommunikation sind wir deshalb schon vor einiger Zeit mit einigen unserer Kunden auf Remote-Collaboration-Tools wie Miro oder Mural umgestiegen.
Egal ob Workshop, Meeting, Training oder Dokumentation der Projektergebnisse, diese Plattformen schaffen mehr Transparenz in der Zusammenarbeit und helfen dabei, gleichzeitig an den gemeinsamen Ergebnissen zu arbeiten.
Doch Remote-Kollaboration will gelernt sein. Deshalb haben wir zusammengetragen, was wir bei TOI aus unserer Erfahrung mit ortsunabhängiger Zusammenarbeit gelernt haben.
23 Tipps für Remote Collaboration
Das Equipment
- Nutzt am besten Kopfhörer oder Headsets, um bestmögliche Sprachqualität zu garantieren
- Strg+Q: Störende Benachrichtigungen oder Apps ausschalten – das gilt auch für Telefone
- Zwei Bildschirme helfen, Arbeitsplattform und Videokonferenz gleichzeitig im Überblick zu behalten. So bleibt das Team euch nah
- Investiert in ordentliche Technik: z.B. Zoom für Break-Outs, Virtuelle Whiteboards wie Miro, gute Kopfhörer, zwei Screens und eine gute Internetverbindung
Der Wohlfühlfaktor
- Haltet Snacks und Getränke bereit
- Musik kann helfen, unangenehme Stille zu vermeiden
- Sucht Euch einen Platz, an dem Ihr bequem sitzen könnt
Der Remote-Knigge
- Nur ein Gespräch gleichzeitig, lasst Leute ausreden, sonst versteht am Ende keiner mehr was
- Videos an! So kann sich jeder sehen, Reaktionen miterleben und sich als Teil des Teams fühlen
- Sei du selbst! Videos können Distanz aufbauen, versuche dagegenzuhalten!
- Schaut in den Screen, so fühlt sich jeder persönlich angesprochen und eingebunden
- Remote arbeiten kann anstrengend sein: plant mehr aber dafür kürzere Pausen ein
- Alle 20-30 min kleine Energizer einbauen – so bleibt das Energielevel hoch
- Bedenkt Zeitzonen eurer Teilnehmer (ist es Zeit für Kaffee oder doch eher ein Glas Wein?)
Das gemischte Doppel: Teams vor Ort und digital
- Denkt immer remote-first
- Ein Remote Advocate stellt die Einbindung von Remote-Kollegen sicher
- Schickt Remote-Kollegen die gleichen Materialien, die ihr auch vor Ort nutzen würdet
Der Code of Work
- Templates beschleunigen auch remote die Arbeitsprozesse
- Schließt Meetings mit einem klaren Ziel und klaren Aufgabenverteilungen ab – das solltet ihr sowieso immer ☺
- Rotiert die Rollen: Meeting Lead, Note Taker, Remote Advocate
- Erledigt Gruppenarbeiten am besten in virtuellen Breakout-Rooms (wie z.B. bei zoom)
- Macht alle Diskussionen oder Reflektionen interaktiv – so bleibt jeder motiviert.
- Wie auch in Face-to-Face workshops: Timeboxing hilft euch zu strukturieren und fertig zu werden
Wenn ihr Unterstützung bei der Umsetzung von Remote Kollaboration in eurem Unternehmen oder Team benötigt, werft einen Blick in unser Remote Collaboration Trainings.
