Wie das Coronavirus uns zum Remote-Arbeiten zwingt

Es herrscht Panik. Großveranstaltungen und Messen werden reihenweise abgesagt, Meetings und Workshops verlegt, Lieferketten unterbrochen – das Coronavirus hat die Wirtschaft fest im Griff.

Die OECD sagt in ihrer neuesten Studie eine Halbierung des weltweiten Wirtschaftswachstums voraus, wenn sich die Epidemie nicht bald eindämmen lässt.

Auch wir bekommen die Auswirkungen zu spüren. Viele Trainings und Workshops wurden kurzfristig abgesagt, viele Unternehmen haben Reise- und Meeting-Verbote teilweise bis Ende April ausgesprochen.

Nur was macht man in der Zwischenzeit? Die Arbeit erledigt sich ja nicht von selbst – leider.

 

Wir haben 2019 begonnen, uns intensiv mit Remote-Collaboration-Plattformen wie Mural oder Miro auseinanderzusetzen, da wir fest daran glauben, dass modernes Arbeiten von überall aus möglich sein muss – auch ohne Corona-Epidemie.

Doch was bedeutet digitale Kollaboration überhaupt? Wie fangen wir am besten damit an und was bringt uns das? Und welche digitale Tools haben sich in unserer Arbeit mit unseren Kunden bewährt – egal, ob für Trainings, Workshops oder die Dokumentation von Arbeitsergebnissen?

Auf all diese Fragen haben wir Antworten. Beginnen wir mit dem Thema digitale Kollaboration.

 

Remote Collaboration – WTF?

Schauen wir uns genauer an, was wir eigentlich meinen, wenn wir von Remote Collaboration sprechen. Die einfachste Definition hierfür ist: ortsunabhängig zusammenarbeiten.

Unsere Wirtschaft ist in den vergangenen Jahrzenten immer enger zusammengewachsen. Die Globalisierung hat dafür gesorgt, dass Unternehmen Produktionsstandorte, Entwicklungszentren und Servicehubs überall auf der Welt verteilt haben. Manche Teams haben sich teilweise noch nie in Person kennengelernt, sondern kennen einander nur als Stimme aus dem Telefon oder Gesicht in der letzten Videokonferenz.

Mühsam werden Office-Dokumente, Konstruktionspläne oder andere Daten per Email hin- und hergeschickt. Die Organisationen, die sich selbst schon als moderner bezeichnen, schicken sich diese Daten über Instant-Messaging-Dienste wie Slack oder Teams oder als Link zu Cloud-Diensten.

Trotzdem wird  immer noch oft asynchron gearbeitet. Das heißt, Dokumente werden einzeln bearbeitet und dann zu den Kollegen geschickt, mit der Bitte um Ergänzung oder Feedback. Das führt häufig zu zahlreichen Versionen, die im schlimmsten Fall nur auf dem einen Computer funktionieren und mit der Softwareversion eines anderen nicht kompatibel sind.

Häufig werden auf der Suche nach dem idealen Kollaborationstool neue Programme und Apps ausprobiert, mit dem Ergebnis, dass man „jedes Jahr wieder neue Tools lernen muss“.

Doch es geht auch anders. Fast jede moderne Büro-Software erlaubt es heute, dass mehrere Nutzer gleichzeitig Inhalte bearbeiten. Es gibt also nur noch eine Version einer Arbeitsdatei. Häufig liegen die Daten gleich zentral in der Cloud. Sogenannte Online-Whiteboards ermöglichen auch das freie Gestalten von Arbeitsflächen wie in einem normalen Meeting – etwa um Inhalte zu strukturieren oder mit Templates zu arbeiten. Die folgende Beispiele zeigen, wie unterschiedlich die Arbeit dabei gestaltet werden kann – egal ob es darum geht, Inhalte zu strukturieren, Prozesse zu planen oder Ideen zu entwickeln.

 

 

Allerdings eignet sich diese Arbeit eher für Fortgeschrittene. In der Arbeit mit Teams werden bei der Online-Kooperation passieren zu Beginn typische Fehler. Die folgenden Tipps helfen, Mitarbeitern die Scheu vor neuen Tools zu nehmen und die meisten Fallstricke zu vermeiden. 

Drei Tipps für digitale Kollaboration

1. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter an die Hand
Neue Arbeitsweisen und digitale Tools sind immer nur so gut, wie die Fähigkeiten der Menschen, die mit ihnen arbeiten. Teams müssen schrittweise an neue Prozesse und Methoden herangeführt und befähigt werden. Trainings und erste Pilotprojekte, die vollständig digital abgebildet werden, sind eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter für diese Art des „neuen Arbeitens“ zu begeistern.

2. Vorteile aufzeigen: „Was ist für mich drin?“
Trainings und Piloten sind schön und gut. Doch nur wenn Mitarbeiter klare Vorteile in der Digitalisierung ihrer Prozesse und Arbeitsschritte sehen, werden sie diese digitalen Tools und Methoden auch langfristig für sich adaptieren. Schnelle Erfolgserlebnisse sind der Schlüssel. Das ist auch der Grund, warum wir mit unseren Kunden und Interessenten als erstes identifizieren, welche Projekte sich eignen, um digital in einem Piloten abgebildet zu werden. Wir möchten schnell Ergebnisse generieren, aber auch Raum zum Experimentieren lassen und so Schritt für Schritt die Teams von der Arbeitsweise überzeugen.

3. Mehr Struktur = mehr Ergebnisse
Gerade am Anfang hilft es, eine Person als „Remote Ambassador“ oder „Remote Facilitator“ zu bestimmen. Sie sollte sich sehr gut mit den zu verwendenden Tools auskennen und Erfahrung haben, wie Remote-Teams am effektivsten zusammenarbeiten.Sie ist vergleichbar mit einem SCRUM-Master, der sicherstellt, dass der Arbeitsprozess läuft, die Leute alle fokussiert bei der Sache sind, die digitalen Tools problemlos läuft und die Struktur der produzierten Inhalte gewahrt bleibt und hier notfalls unterstützt. Vor allem „digitale Whiteboard“-Tools wie Miro geben den Nutzern endlose Möglichkeiten, sich kreativ auszutoben. Das birgt die Gefahr, dass man irgendwann die Übersicht über die Inhalte verliert. Hier helfen die externen Facilitatoren.

Wenn solche Personen derzeit noch nicht in eurem Unternehmen existieren, helfen wir Ihnen dabei, sie „remote fit“ zu machen, oder führen Sie gerne selbst durch Ihre digitalen Arbeitsprozesse.Wir haben bei TOI sehr gute Erfahrungen mit Remote Collaboration Tools gemacht und arbeiten mit einigen unserer Kunden regelmäßig in Projekten oder führen agile Trainings komplett digital durch.

Der Nutzen solcher angeleiteten Workshops mit digitalen Tools lässt sich inzwischen sehr gut belegen.

495 Prozent Return on Investment

In einer Forrester Studie aus dem Jahre 2018 wurde über drei Jahre der Einfluss von Remote Collaboration Tools auf Unternehmen gemessen. Die Ergebnisse waren überzeugend:

• Durchschnittlich amortisierten sich die Investitionskosten in weniger als 6 Monaten (Anschaffung der Plattform, Training der Mitarbeiter, Begleitung durch externe Berater bei der Durchführung von ersten Pilotprojekten)
• ~ 495 % ROI über drei Jahre
• ~ 71% Reisekostenersparnis für Workshops und Trainings
• ~ 12% Kostenvermeidung für Präsenzworkshops (Durchschnittlich reisen zwei Personen weniger pro Workshop-Session)
• Strukturiertere und parallele Arbeitsweise erhöht das Tempo
• Mehr Innovationsaktivitäten in kürzerer Zeit, schnellere Iterationszyklen und Verhinderung von Verzögerungen durch Reisen und Terminkoordinierung von vielbeschäftigten Mitarbeitern
• Mehr Ownership im Team, da alle gemeinsam an einem „Dokument“ arbeiten

Diese Entwicklungen können wir durch unsere eigenen Beobachtungen bei Kunden und Projekten bestätigen. Als positiver Nebeneffekt passt sich die Kultur der Zusammenarbeit an die neue Vorgehensweise an. Das hat viel damit zu tun, dass die Mitarbeiter ermutigt werden, ergebnisorientierter zu arbeiten. Sie haben weniger Meetings, werden seltener unterbrochen und abgelenkt. Dadurch produzieren sie natürlich auch mehr Ergebnisse. Und das macht unter dem Strich zufriedener. Zudem führt die größere Flexibilität dazu, dass sich Familie und Freizeit komfortabler in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Und ganz nebenbei profitiert die Gesellschaft: Weil weniger gereist werden muss, sinkt auch die  CO2-Belastung durch Pendelfahrten und Flugverkehr.

Die wichtigsten Tools auf einen Blick

Inzwischen gibt es eine so große Bandbreite unterschiedlicher Werkzeuge, dass der Überblick leicht verloren geht. Doch keine Angst. Es muss nicht immer gleich eine Reihe neuer Anwendungen sein, um effektiv außerhalb des Büros arbeiten zu können. Schon die Standard-Tools, die im Office 365-Paket enthalten sind, reichen für den Anfang völlig aus.

Die Office-Anwendung Teams zum Beispiel ermöglicht die Kommunikation mit Kollegen oder externen Kunden. Die klassischen Apps wie Word und Powerpoint bieten die Möglichkeit gleichzeitig und gemeinsam zu arbeiten und zu diskutieren. Für den Anfang reicht das vollkommen aus.

Es gibt jedoch auch zahlreiche Alternativen, die wir in der folgenden Tabelle zusammengefasst haben.

 

Zweck	Tool
Für die direkte Kommunikation	Slack, Zoom
Agiles Projektmanagement und agile Softwareentwicklung	Trello, Jira, Confluence, Asana, Notion
“Digitale Whiteboards” für Kollaboration, Workshops und Trainings	Miro, Mural

 

Übrigens haben die meisten der genannten Software-Anbieter endlich auf die verschärften Datenschutz-Bestimmungen in Europa reagiert. Sie speichern die Daten auf Servern in den jeweiligen Regionen, um sicherzustellen, dass auch sensible Daten sicher auf europäischem Boden gespeichert sind.

Wir arbeiten zum Beispiel auch mit Kunden aus hochsensiblen Industrien wie der Pharmabranche auf Plattformen wie Miro.

Übrigens: Als offizielle Plattformpartner von Miro bieten wir 10 Prozent Rabatt auf jede gekaufte Lizenz. Einfach diesen Code bei der nächsten Bestellung angeben: TOI10

Remote Collaboration ist also leichter als es auf den ersten Blick scheinen mag. Machen Sie die ersten Schritte mit Teams, Word und einem Telefon. Sie werden sehen, das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument ist einfacher als gedacht. Im nächsten Schritt können auch die Entwicklung von Konzepten, Projektideen und komplexere Aufgaben online erledigt werden. Wir helfen gerne mit unseren Einstiegs-Workshops.